пятница, 27 сентября 2019 г.

Свод формул

Экономические показатели:
PV = FV x (1 / (1 + r)^n)

Показатели освоенных объемов:
  • CV = EV - AC
  • CV = EV - PV
  • CPI = EV / AC
  • SPI = EV / PV
  • EAC = AC + ETC = BAC / CPI = AC + (BAC - EV) = AC + (BAC - EV) / (CPI x SPI)
  • TCPI = (BAC - EV) / (BAC - AC)
  • ETC = EAC - AC
  • VAC = BAC - EAC

Сложность коммуникаций:
N x (N -1) / 2

Количественная оценка риска:
EMV = P x I

Расчет FPIF контракта:
PTA = ((Celling price - Target price) / Buyers' share ratio) + Target cost

четверг, 26 сентября 2019 г.

Свод документации по проектам

Это:
  1. Бизнес-документация:
    1. Бизнес-кейс
    2. План управления выгодами
  2. Устав проекта
  3. План управления проектом:
    1. План управления содержанием
    2. План управления расписанием
    3. План управления бюджетом
    4. План управления качеством
    5. План управления ресурсами
    6. План управления коммуникациями
    7. План управления рисками
    8. План управления закупками
    9. План управления заинтересованными сторонами
    10. План управления требованиями
    11. План управления изменениями
    12. План управления конфигурациями
  4. Базовые планы:
    1. Базовый план по содержанию:
      1. Описание содержания проекта
      2. ИСР
      3. Словарь ИСР
    2. Базовый план по расписанию
    3. Базовый план по бюджету
  5. Проектная документация:
    1. Реестр предположений
    2. Реестр проблем
    3. Реестр вынесенных уроков
    4. Документация по расписанию:
      1. Список активностей
      2. Атрибуты активностей
      3. Базис оценки активностей
      4. Оценки активностей
      5. Резервы
      6. Список вех проекта
      7. Сетевая диаграмма проекта
      8. Расписание проекта
    5. Документация на ресурсы:
      1. Календарь ресурсов
      2. Требования к ресурсам
      3. Иерархическая структура ресурсов
      4. Матрица назначения ресурсов
      5. Диаграмма RACI
      6. Описание задач ресурсов
      7. Документация на физические ресурсы
      8. Устав команды
    6. Документация по качеству:
      1. Документация тестирования и приемки
      2. Отчеты по качеству
    7. Документация по исполнению работ:
      1. Данные об исполнении работ
      2. Информация об исполнении работ
      3. Отчеты об исполнении работ
    8. Описание требований:
      1. Документация на требования
      2. Матрица трассировки требований
    9. Документация по рискам:
      1. Реестр рисков
      2. Иерархическая структура рисков
      3. Матрица импакта и вероятности
      4. Отчетность по рискам
    10. Соглашения
    11. Документация по закупкам
      1. Контракты
      2. ТЗ  на работы
      3. RFP, RFQ, RFI, IFB
      4. NDA

понедельник, 16 сентября 2019 г.

Процессы Проектного менеджмента по областям знаний

В любом проекте есть пять фаз: Инициация, Планирование, Исполнение, Контроль и мониторинг, Закрытие; фазы эти не строго последовательны, а в той или иной степени налагаются друг на друга, смотря от подхода к исполнению проекта (Plan-driven или какой-либо вариант Change-driven подхода).

Также, любой проект предполагает наличие десяти областей знаний: Интеграция, Содержание, Расписание, Бюджет, Качество, Ресурсы, Коммуникации, Риски, Закупки, Заинтересованные стороны. Каждая из областей знаний в той или иной степени прорабатывается в каждой фазе проекта.

Проекция областей знаний на фазы - этот процессы проектного менеджмента, их 49 в последней редакции PMBoK. Рассмотрим.
Инициация.
  1. Управление интеграцией
    • (I-01) Разработка Устава проекта
      • Входы: Бизнес-кейс, План управления выгодами, Реестр предположений, Соглашения и контракты
      • Выходы: Устав проекта
  2. Управление содержанием
  3. Управление расписанием
  4. Управление бюджетом
  5. Управление качеством
  6. Управление ресурсами
  7. Управление коммуникациями
  8. Управление рисками
  9. Управление закупками
  10. Управление заинтересованными сторонами
    • (I-02) Выявление заинтересованных сторон
      • Входы: Устав проекта, Закупочная документация, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: Реестр заинтересованных сторон
Планирование.
  1. Управление интеграцией
    • (P-03) Разработка Плана управления проектом
      • Входы: Бизнес-кейс, Соглашения, Факторы среды компании, Процессные активы компании
  2. Управление содержанием
  3. Управление расписанием
    • (P-08) Планирование управления расписанием
    • (P-09) Определение активностей
    • (P-10) Упорядочивание активностей
      • Входы: Реестр предположений, Список активностей (с их атрибутами), Список вех проекта, Описание содержания проекта, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: Сетевая диаграмма, Обновления Списка активностей (с их атрибутами), Обновления Списка вех проекта, Обновления Реестра предположений, Обновления Реестра рисков
    • (P-11) Оценка продолжительности активностей
      • Входы: План управления расписанием, Список активностей (с их атрибутами), Требования к ресурсам, Ресурсные календари, Описание содержания проекта, Реестр рисков, Иерархическая структура ресурсов, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: Оценки продолжительности активностей, Базис оценок, Резервы расписания, Обновление списка активностей или их атрибутов, Обновление реестра предположений, Обновление реестра вынесенных уроков
    • (P-12) Разработка расписания
      • Входы: План управления расписанием, Список активностей (с их атрибутами), Оценка продолжительности активностей, Список вех, Сетевая диаграмма, Требования к ресурсам, Ресурсные календари, Описание содержания, Реестр рисков, Назначение ресурсов, Иерархическая структура ресурсов, Реестр предположений, Реестр рисков, Реестр вынесенных уроков, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: Расписание проекта, Базовые значения расписания, Запросы на изменения, Обновления проектной документации
  4. Управление бюджетом
    • (P-13) Планирование управления бюджетом
      • Входы: Устав проекта, План управления проектом, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: План управления бюджетом
    • (P-14) Оценка затрат
      • Входы: План управления бюджетом, План управления качеством, Базовые значения содержания, Реестр вынесенных уроков, Расписание проекта, Требования к ресурсам, Реестр рисков, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: Оценка стоимости активностей, Базис оценок, Резервы бюджета, Обновление списка активностей или их атрибутов, Обновление реестра предположений, Обновление реестра вынесенных уроков
    • (P-15) Определение бюджета
      • Входы: План управления бюджетом, Базовый план по содержанию, Оценка стоимости активностей, Базис для оценок, Расписание проекта, Календари ресурсов, Соглашения, Реестр рисков, Процессные активы компании
      • Выходы: Базовый план бюджета
  5. Управление качеством
    • (P-16) Планирование управления качеством
      • Входы: Устав проекта, Реестр предположений, Реестр заинтересованных сторон, План вовлечения заинтересованных сторон, Реестр рисков, Документация на требования, Матрица трассировки требований
      • Выходы: План управления качеством, Метрики качества, Обновления плана управления проектом, Обновления проектной документации
  6. Управление ресурсами
    • (P-17) Планирование управления ресурсами
      • Входы: Устав проекта, План управления проектом, Расписание проекта, Реестр рисков, Реестр заинтересованных сторон, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: План управления ресурсами, Реестр предположений, Реестр рисков
    • (P-18) Оценка активностей ресурсов
      • Входы: Базовый план по содержанию, Список активностей (с их атрибутами), План управления ресурсами, Ресурсные календари, Реестр рисков, Процессные активы компании
      • Выходы: Иерархическая структура ресурсов, Назначение ресурсов на активности проекта
  7. Управление коммуникациями
    • (P-19) Планирование управления коммуникациями
      • Входы: План управления проектом, Реестр заинтересованных сторон, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: План управления коммуникациями
  8. Управление рисками
    • (P-20) Планирование управления рисками
      • Входы: Устав проекта, План управления проектом, Реестр заинтересованных сторон, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: План управления рисками
    • (P-21) Выявление рисков
      • Входы: План управления требованиями, План управления расписанием, План управления затратами, План управления ресурсами, План управления рисками, План управления качеством, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: Реестр рисков, Отчет по рискам
    • (P-22) Проведение качественного анализа рисков
      • Входы: Реестр заинтересованных сторон, Реестр предположений, Реестр рисков, Прогнозы бюджета, Прогнозы расписания, Список вех проекта, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: Обновления Реестра рисков, Реестр проблем
    • (P-23) Проведение количественного анализа рисков
      • Входы: План управления проектом, Базовые значения содержания, Базовые значения расписания, Базовые значения бюджета, Реестр предположений, Требования к ресурсам, Реестр рисков, Отчет по рискам, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: Обновления Реестра рисков, Резервы времени и бюджета, Оцифрованная вероятность достижения целей проекта, Рекомендованные ответы на риски
    • (P-24) Планирование реагирования на риски
      • Входы: Реестр рисков, Реестр заинтересованных сторон, Реестр вынесенных уроков, Календарь ресурсов, Отчет по рискам, Расписание проекта, Назначения ресурсов на активности проекта
      • Выходы: Обновления Плана управления проектом, Реестр предположений, Прогноз бюджета, Реестр вынесенных уроков, Обновление расписания проекта, Назначения ресурсов на активности проекта, Реестр рисков, Отчет по рискам
  9. Управление закупками
    • (P-25) Планирование управления закупками
      • Входы: Устав проекта, Бизнес-Кейс, План управления выгодами, Назначения ресурсов на активности проекта, Документация по требованиям, Требования к ресурсам, Реестр рисков, Реестр стейкхолдеров, Факторы среды компании, Предварительно согласованный список поставщиков
      • Выходы: План управления закупками, Закупочная документация, Критерии выбора поставщика, Решения "производить или покупать", Критерии выбора поставщика, Запросы на изменения, Обновления проектной документации
  10. Управление заинтересованными сторонами
    • (P-26) Планирование вовлечения заинтересованных сторон
      • Входы: План управления ресурсами, План управления коммуникациями, Реестр заинтересованных сторон, Процессные активы компании, Факторы среды компании
      • Выходы: План управления заинтересованными сторонами
Исполнение.
  1. Управление интеграцией
    • (E-27) Ведение и управление проектной работой
      • Входы: План управления проектом, Одобренные изменения, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: Поставки продуктов, Данные по перфомансу работ, Реестр проблем, Результаты имплементации одобренных запросов на изменения, Новые запросы на изменения, Обновления Плана управления проектом и проектной документации
    • (E-28) Управление знаниями проекта
      • Входы: План управления проектом
      • Выходы:
  2. Управление содержанием
  3. Управление расписанием
  4. Управление бюджетом
  5. Управление качеством
    • (E-29) Управление качеством
      • Входы: План управления качеством, Метрики качества, Результаты измерения в ходе Контроля качества
      • Выходы: Документация по тестированию и приемке, Отчеты по качеству, Запросы на изменения, Обновления Плана управления проектом, Обновления Проектной документации, Обновления Процессных активов компании
  6. Управление ресурсами
    • (E-30) Приобретение ресурсов
      • Входы: План управления ресурсами, Расписание проекта, Бюджет проекта
      • Выходы: Назначение ресурсов на активности проекта, Ресурсные календари, Обновления Плана управления проектом
    • (E-31) Развитие команды
      • Входы: План управления ресурсами, Назначения ресурсов на активности проекта, Ресурсные календари
      • Выходы: Оценки персонала
    • (E-32) Управление командой
      • Входы: План управления ресурсами, Назначения ресурсов на активности проекта, Оценки персонала, Реестр проблем, Отчеты об исполнении работ, Процессные активы компании
      • Выходы: Запросы на изменения, Обновления Плана управления проектом, Обновления проектной документации
  7. Управление коммуникациями
    • (E-33) Управление коммуникациями
      • Входы: План управления коммуникациями, План управления ресурсами, План управления заинтересованными сторонами, Отчеты об исполнении работ
      • Выходы: Обновления Плана управления проектом, Обновления проектной документации, Обновления процессных активов компании
  8. Управление рисками
  9. Управление закупками
    • (E-35) Проведение закупок
      • Входы: План управления закупками, Закупочная документация, Критерии выбора поставщиков, Коммерческие предложения, Проектная документация, ТЗ на работы, Процессные активы компании
      • Выходы: Выбранные поставщики, Запросы на изменения, Обновления Плана управления проектом, Обновления проектной документации
  10. Управление заинтересованными сторонами
    • (E-36) Управление вовлечением заинтересованных сторон
      • Входы: План управления заинтересованными сторонами, План управления проектом, Реестр заинтересованных сторон, Реестр проблем, Реестр изменений, План управления коммуникациями
      • Выходы: Обновления содержания, Обновления Плана управления заинтересованными сторонами, Обновления Плана управления коммуникациями, Обновления Реестра изменений, Обновления Реестра заинтересованных сторон, Обновления Реестра проблем, Обновления Реестра вынесенных уроков
Контроль и мониторинг.
  1. Управление интеграцией
    • (M&C-37) Контроль и мониторинг проектной работы
    • (M&C-38) Проведение интегрированного контроля изменений
      • Входы: План управления проектом, Отчетность по перфомансу работ, Запросы на изменения, Факторы среды компании, Процессные активы компании
      • Выходы: Одобренные запросы на изменения, Реестр изменений, Обновления Плана управления проектом, Обновления проектной документации
  2. Управление содержанием
    • (M&C-39) Валидация содержания
      • Входы: Продукты проекта (после проведения процесса Контроля качества), План управления содержанием, Базовый план по содержанию, План управления требованиями, Документация на требования, Матрица трассировки требований, Отчеты по качеству, Реестр вынесенных уроков, Данные об исполнении работ
      • Выходы: Информация об исполнении работ, Запросы на изменения, Обновления плана управления проектом, Обновления проектной документации, Обновления процессных активов компании 
    • (M&C-40) Контроль содержания
      • Входы: План управления проектом, Документация на требования, Матрица трассировки требований, Данные об исполнении работ, Процессные активы компании
      • Выходы: Информация об исполнении работ, Запросы на изменения, Обновления Плана управления проектом, Обновления проектной документации, Обновления Процессных активов компании
  3. Управление расписанием
    • (M&C-41) Контроль расписания
      • Входы: План управления проектом, Расписание проекта, Данные об исполнении работ
      • Выходы: Данные по исполнению работ, Прогнозы расписания, Запросы на изменения, Обновления Плана управления проектом, Изменения базовых значений, Обновления Реестра предположений, Обновления Реестра рисков, Обновления Реестра вынесенных уроков
  4. Управление бюджетом
    • (M&C-42) Контроль бюджета
      • Входы: План управления проектом, Данные об исполнении работ, Процессные активы компании
      • Выходы: Информация об исполнении работ, Прогнозы стоимости, Запросы на изменения, Обновления плана управления проектом, Обновления проектной документации, Обновления Процессных активов компании 
  5. Управление качеством
    • (M&C-43) Контроль качества
      • Входы: План управления качеством, Метрики качества, Документация по тестированию и приемке, Данные по исполнению работ и поставок, Одобренные запросы на изменения, Обновления проектной документации
      • Выходы: Данные измерений, Подтвержденные запросы на изменения, Информация по исполнению работ, Обновления Плана управления проектом, Обновления Проектной документации
  6. Управление ресурсами
    • (M&C-44) Контроль ресурсов
      • Входы: Соглашения, Данные об исполнении работ, Реестр проблем, Реестр рисков, Реестр вынесенных уроков, Назначения ресурсов на активности проекта, Расписание проекта, Требования к ресурсам, Иерархическая структура ресурсов
      • Выходы: Данные по исполнению работ, Обновления Плана управления проектом, Обновления проектной документации
  7. Управление коммуникациями
    • (M&C-45) Мониторинг коммуникаций
      • Входы: План управления проектом, Коммуникации проекта, Данные об исполнении работ, Реестр проблем, Процессные активы компании
      • Выходы: Информация об исполнении работ, Запросы на изменения, Обновления Плана управления проектом, Обновления проектной документации
  8. Управление рисками
    • (M&C-46) Мониторинг рисков
      • Входы: План управления проектом, Реестр рисков, Данные об исполнении работ, Отчеты об исполнении работ
      • Выходы: Отчет по рискам, Информация об исполнении работ, Обновления Реестра рисков, Запросы на изменения, Обновления Плана управления проектом, Обновления Процессных активов компании
  9. Управление закупками
    • (M&C-47) Контроль закупок
      • Входы: План управления проектом, Документация на требования, Отчеты по качеству, Данные об исполнении работ, Соглашения, Одобренные запросы на изменения
      • Выходы: Запросы на изменения, Обновления проектной документации, Закрытие контрактов
  10. Управление заинтересованными сторонами
    • (M&C-48) Мониторинг вовлеченности заинтересованных сторон
      • Входы: План управления ресурсами, План управления коммуникациями, План управления заинтересованными сторонами, Реестр рисков, Реестр проблем, Реестр вынесенных уроков
      • Выходы: Данные по исполнению работ, Обновления Плана управления проектом, Обновления Реестра заинтересованных сторон, Обновления Реестра рисков, Обновления Реестра вынесенных уроков
Закрытие.
  1. Управление интеграцией
    • (C-49) Закрытие проекта или фазы
      • Входы: Данные об исполнении работ, Отчеты по проекту, Информация по коммуникациям, Обновления в ходе проекта в части Устава, Бизнес-кейса, Плана выгод, Плана управления проектом, Продукта, Реестра вынесенных уроков, Отчета по рискам, Реестра рисков, Соглашений, и закупочной документации
      • Выходы:
  2. Управление содержанием
  3. Управление расписанием
  4. Управление бюджетом
  5. Управление качеством
  6. Управление ресурсами
  7. Управление коммуникациями
  8. Управление рисками
  9. Управление закупками
  10. Управление заинтересованными сторонами

среда, 11 сентября 2019 г.

Акронимы PMP

AC - Actual Costs, стоимость фактически исполненного объема работ по фактическим расценкам
BAC - Budget at Completion, забюджетированные затраты проекта
CCB - Change Control Board, Совет по контролю изменений
CPAF - Costs Plus Awards Fee, Контракт с возмещением понесенных расходов, плюс премия за показатели
CPF - Cost Plus Fee, Контракт с возмещением затрат плюс надбавка сверху (см.также CPPC)
CPFF - Costs Plus Fixes Fee, Контракт с возмещением понесенных расходов, плюс фиксированная доплата сверху
CPIF - Costs Plus Incentve Fee, Контракт с возмещением понесенных расходов, плюс стимулирующие выплаты
CPPC - Costs Plus Percentage of Costs, Контракт с возмещением затрат плюс надбавка сверху (см.также CPF)
CR - Cost Reimbursable, Контракт с возмещением понесенных расходов
EAC - Estimate at Completion, Оценка затрат для того, чтобы завершить проект, включая уже фактически понесенные и прогнозные будущие
EAD - Expected Activity Duration, Ожидаемая продолжительность активности
EEFs - Enterprise Environmental Factrors, Факторы среды компании
EF - Early Finish, Ранний финиш активности
EMV - Expected Monetary Value (of risk), Ожидаемая денежная стоимость риска
ES - Early Start, Ранний старт активности
ETC - Estimation to Complete, Оценка прогнозных затрат, нужных для того чтобы завершить проект
EV - Earned Value, Освоенный объем, стоимость фактически выполненного объема работ по плановым расценкам
EV - Expected Value (of risk), Ожидаемая стоимость риска
EVA - Economic Value Added, Экономическая добавленная стоимость
FP - Fixed Price contract, Контракт с фиксированной ценой
FPAF - Fixed Price and Awards Fee, Контракт с фиксированной ценой и премией за показатели
FPEPA - Fixed Price plus Economic Price Adjuctments, Контракт с фиксированной ценой и поправкой на экономическую цену
FPIF - Fixed Price and Intencive Fees, Контракт с фиксированной ценой и стимулирующими выплатами
FV - Future Value, Будущая стоимость
IFB - Invitation for Bid, Приглашение продать (см. также RFB)
IRR - Internal Rate of Return, Внутренняя ставка доходности
LF - Late Finish, Поздний финиш активности
LS - Late Start, Поздний старт активности
NDA - Non-Disclosure Agreement, Соглашение о неразглашении
NPV - Net Present Value, Чистая приведенная стоимость, то есть переоцененные на сегодня будущие поступления минус переоценные на сегодня будущие расходы
OPAs - Organizational Process Assets, Процессные активы компании
PDM - Presedence Diagramming Method, Метод предшественников (для построения сетевой диаграммы)
PM - Project Manager (см. также РП)
PMBoK - A Guide to the Project Management Body of Knowledge, книга со сводом знаний
PMIS - Project Management Information System, софт по управлению проектами
PMO - Project Management Office
PMP - Project Manager Professional, название сертификации
PO - Purchase Order, Заказ на закупку
PTA - Point of Total Assumptions, Точка общего предположения
PV - Present Value, Приведенная стоимость, то есть переоценка на сегодня будущих денежных потоков
PV - Planned Value, Запланированная стоимость работ
RACI - Responcible, Accountable, Consult, Inform (диаграмма RACI)
RBS - Resource Breakdown Structure, Иерархическая структура ресурсов
RBS - Risk Breakdown Structure, Иерархическая структура рисков
RFB - Request for Bid, Запрос продать (см. также IFB)
RFI - Request for Information, Запрос на информацию
RFP - Request for Proposal, Запрос предложения
RFQ - Request for Quotation, Запрос котировки
ROI - Return on Investments
ROM - Rough Order of Magnitude, Оценка в грубом приближении
SD - Standard Deviation, Стандартное отклонение
SOW - Statement of Work, Описание содержания работ
TCPI - To-Complete Perfomance Index, Индекс оценки работы до завершения
T&M - Time and Material, Контракт с оплатой за единицу работ или материалов
TOR - Terms of Reference, Техзадание
VAC - Variance at Completion, отклонение план-факта затрат проекта
WBS - Work Breakdown Structure (см.также ИСР и СДР)

ИСР - Иерахическая структура работ (см.также WBS и СДР)
РП - Руководитель проекта (см. также PM)
СДР - Структурная декомпозиция работ (см.также WBS и ИСР)

среда, 4 сентября 2019 г.

Типичные ошибки и провалы неверного проектного менеджмента

Типичные ошибки РМ очень часто включаются как потенциальные ответы. Это примерно следующий список:
  1. Фокус при сборе статуса на опросе % исполненной работы
  2. Проводит статусы в стиле "ходить кругами по комнате"
  3. Проводить большую часть времени за микроменеджментом команды, постоянно проверяя, что они сделали
  4. Просить участников команды снизить их оценки на 10%
  5. Думать, что Гант из Project'а это и есть план управления проектом
  6. Не пытаться собрать финализированные требования
  7. Не получать подтверждения на ресурсы
  8. Не создавать систему наград и поощрений
  9. Не фокусироваться на качестве
  10. Не создавать системы контроля изменений
  11. Не разрабатывать планы управления проектом
  12. Не проводить измерения против плана управления проектом
  13. Не создавать метрики для измерения и оценки перфоманса
  14. Не проводить время за поиском и устранением корневых причин изменений и отклонений
  15. Не имплементировать корректирующие действия, чтобы проект шел в соответствии с планом
  16. Не переоценивать эффективность плана управления проектом
  17. Не переоценивать точность и полноту содержания, расписания, бюджета
  18. Не обновлять план управления проектом, и проектную документацию, чтобы отражать изменения в проекте
  19. Игнорировать ответственность менеджеров ресурсов по их ежедневным бизнес-операциям, в дополнение к нуждам проекта
  20. Не понимать, что проект может повлиять на репутацию участников команды
  21. Не понимать, что у РМ тоже ответственность за ресурсы; это может быть ответственность за команду проекта (должностные инструкции, оценка перфоманса индивидуального и командного, рекомендательные письма), а также ответственности, связанные с физическими ресурсами
  22. Сваливать вину за нереальное расписание на руководство, в то время как именно в ответственности РМ, разрабатывать достижимое и всеми согласованное расписание

вторник, 3 сентября 2019 г.

Что важно иметь ввиду при сдаче экзамена PMP

Главные причины, по которым люди не сдают экзамен, следующие:
  1. Нужно понять, что правила (то, что обычно считается лучшим для ситуации) могут меняться по ходу пьесы. Экзамен не просто тестирует знание фактов. Нужно понимать, какие правила адекватны какой ситуации. Большинство вопросов - ситуационные
  2. Всегда считаем, что на проекте были исполнены должные процедуры управления им, если только вопрос не утверждает обратного. То есть в наличии Устав, ИСР, и планы управления проектом. Если же вопрос прямо говорит, что на проекте нет чего-то то нужно сразу думать с позиции чего не хватает, как решить корневую причину проблемы, и как убедиться в том, что далее по ходу будет использован верный менеджмент
  3. Читая вопрос, считаем, что проект и данная ситуация уже в прогрессе. Ответ просто может разниться, от понимания момента времени (это предположение до проекта или происходит прямо сейчас)
  4. Есть вопросы, в которых описывается множество проблем, как правило ответом на них будет то, что надо сделать первым. Варианты работы с таким следующие:
    1. определяем ту проблему, что нужно решить немедленно
    2. разбираемся сначала с корневой причиной проблемы
    3. разбираемся с начала с проблемой с максимальным негативным импактом
    4. решаем первой ту проблему, что возникла ранее
    5. ищем проактивное решение

Советы во время экзамена PMP

Тут важно следующее:
  1. На тестовый сайт надо заходить под теми же учетными данными, под которыми вы регистрировались на сайте PMI
  2. Одеваемся комфортно! Одежда не должна мешать
  3. Бумагу с ручкой вам дадут
  4. В первые пять минут экзамена подготовьте ваш "загрузочный лист" с формулами и потенциальными пробелами знаний
  5. Сев на место, первым делом вам скажут ознакомиться с ЦУ учебного центра и PMI в целом. После этого приступаем к 4-часовому экзамену
  6. Калькулятор взять можно
  7. Экзамен не адаптируется под ваши ответы. То есть вы пришли, вам рандомно выдали 200 вопросов, вы ответили
  8. Расслабьтесь
  9. Используйте все время экзамена. Обязательно возвращаемся к тем вопросам, что пропустили или отметили как неуверенные
  10. Вы можете удивиться тому числу вопросов, что оставили на ревью, но это неважно, на то они и отмечены, чтобы не думать о них все время. Концентрируемся каждый раз на текущем вопросе
  11. На вопросы отвечаем с точки зрения хороших практик проектного менеджмента, а не с позиции своего опыта (скорее всего ранее вы что-то делали не так)
  12. Среда тестирования позволяет отмечать маркером ключевое в вопросе! Так можно отметать второстепенное, и меньшее число раз читать вопрос целиком
  13. Всегда нужно в вопросе выделить суть
  14. Варианты ответом обязательно прочитываем все, даже если первый кажется вам 100% верным. Так как верных ответов может быть и несколько, но вот лучший - один
  15. Понятно, что вопросы могут содержать нерелевантную информацию, чтобы отвлечь вас от сути
  16. Есть варианты ответов, которые верны сами по себе как утверждение, но не верны как ответ на заданный вопрос
Экзамен продолжается до тех пор, пока вы не сказали, что готовы, либо пока не прошли четыре часа. Распечатку ваших ответов вам дадут. Если вы сдали - то получите сертификат. Если нет - то пересдача за отдельную плату.

Советы перед сдачей экзамена

Как правило экзамен сдают только потому, что должны образом готовы! Имеем ввиду:
  1. Материал нужно изучить тщательно, но не ожидаем, что экзамен просто проверяет вашу память. Он проверят знания, их применения, и анализ. Нужно понимать, как использовать все концепты и процессы в реальной жизни, включая то, как они будут работать в комбинации друг с другом на больших проектах
  2. Нужно иметь реальный опыт проектной работы, с использованием основных инструментов и техник проектного менеджмента
  3. На экзамене думаем в терминах больших, plan-driven проектов. Это поможет вам помнить важность процессов, инструментов, и техник, с точки зрения их использования в реальном мире
  4. Нужно понимать основные термины PMBok
  5. Нужно быть знакомым с типами вопросов, которые могут возникнуть на экзамене, но и не нервничать если будет новый тип вопросов
  6. Надо быть готовым на экзамене встретить ситуации, которые объемны и многословны, вплоть до нескольких параграфов
  7. Нужно заранее решить, какие записи сделать до начала экзамена. Лучше сразу выписать формулы, и свои проблемы в знании проектного менеджмента. Полезно попрактиковать этот "загрузочный лист" до начала экзамена
  8. Работайте со стрессом! Нервы не помогут
  9. Спланируйте и используйте стратегию на экзамене. Например, 5-минутный перерыв после каждых 50 вопросов, или то, что непонятные вопросы вы пропускаете, чтобы на них потратить больше оставшегося времени в финале
  10. Ожидаем, что будут вопросы, на которые вы не можете ответить, и даже понять их не можете. Такое всегда бывает, главное не нервничать
  11. Нужно зайти на сайт экзамена, и проверить как долго вам добираться до места его проведения, посмотреть как выглядит класс, и есть ли там что из еды и напитков. Это также снимает нервы
  12. Не ожидаем, что на экзамене будет тихо. Но вы же соискатель PMP, и должны быть готовым работать даже с оркестром, играющим под ухом! Но лучше заранее готовиться к экзамену не в самой тихой обстановке
  13. Не переусердствуйте с учебой. Достаточно того, что вам относительно комфортен материал данной книги
  14. Не учим ничего с вечера перед экзаменов! Лучше расслабиться и подольше поспать.

Свод по основным активностям проекта

Иерархично, можно представить так.

  • Инициация
    • Управление стейкхолдерами
      • Выявление стейкхолдеров
        • включает: выявление, документирование, и анализ информации о стейкхолдерах проекта
        • входящий процесс: нет
        • исходящий процесс: Планирование вовлечения стейкхолдеров
  • Планирование
    • Управление содержанием
      • Разработка плана управления проектом
        • включает: интеграцию всех индивидуальных планов проекта, и базовых значений, и создание комплексного, формального, и подтвержденного плана управления проектом
        • входящий процесс: Разработка устава проекта
        • исходящий процесс: Ведение и управление проектной работой
      • Сбор требований
        • включает: документирование детальных требований, и создание матрицы трассировки требований
        • входящий процесс: Планирование управления содержанием
        • исходящий процесс: Определение содержания
      • Определение содержания
        • включает: создание описания содержания проекта
        • входящий процесс: Сбор требований
        • исходящий процесс: Создание ИСР
    • Управление расписанием
      • Определение активностей
        • включает: разработку списка активностей по каждому пакету работ
        • входящий процесс: Планирование управления расписанием
        • исходящий процесс: Выстраивание активностей в цепочку
      • Выстраивание активностей в цепочку
        • включает: разработку сетевой диаграммы
        • входящий процесс: Определение активностей
        • исходящий процесс: Оценка продолжительности активностей
      • Разработка расписания
        • включает: создание комплексного, формального, и реалистичного расписания, и его базовых значений
        • входящий процесс: Оценка продолжительности активностей
        • исходящий процесс: Контроль расписания
    • Управление рисками
      • Проведение качественного анализа рисков
        • включает: анализ вероятности и импакта потенциальных рисков, для определения, по каким рискам нужно быть настраже, и по каким делать более глубокий анализ
        • входящий процесс: Выявление рисков
        • исходящий процесс: Проведение количественного анализа рисков, либо Планирование реагирования на риски
    • Управление закупками
      • Планирование управления закупками
        • включает: создание ТЗ на работы, закупочных документов, и Плана управления закупками
        • входящий процесс: нет
        • исходящий процесс: Проведение закупок
  • Исполнение
    • Управление интеграцией
      • Ведение и управление проектной работой
        • включает: стимулирование и проведение работ в соответствии с планом управления проектом
        • входящий процесс: Разработка плана управления проектом
        • исходящий процесс: Управление знаниями проекта
    • Управление закупками
      • Проведение закупок
        • включает: выбор поставщика, и подписание с ним контракта
        • входящий процесс: Планирование управления закупками
        • исходящий процесс: Контроль закупок
  • Контроль и мониторинг
    • Управление интеграцией
      • Контроль и мониторинг проектной работы
        • включает: измерение и анализ перфоманса проекта против плана управления проектом и базовых значений
        • входящий процесс: Управление знаниями проекта
        • исходящий процесс: Проведение интегрированного контроля изменений
      • Проведение интегрированного контроля изменений
        • включает: оценку импакта запрошенных изменений на проект, и одобрение либо отказ по изменениям
        • входящий процесс: Контроль и мониторинг проектной работы
        • исходящий процесс: Закрытие проекта или фазы
    • Управление содержанием
      • Валидация содержания
        • включает: митинги с клиентом для получения формального подтверждения промежуточных поставок
        • входящий процесс: Создание ИСР
        • исходящий процесс: Контроль содержания

Часто встречающиеся термины PMBoK

Процессные активы компании. Это существующие у вас процессы, процедуры, и историческая информация, которая влияет на то, как управляется проект. Они - вход в практически все процессы проектного управления, от определения до закрытия. С другой стороны, они же, особенно исторические записи в виде вынесенных уроков, будут выходом почти всех процессов.
Факторы среды компании. Это также частый вход в процессы управления проектом. Это культура компании и существующие системы, в которых данный проект будет работать, или будет их использовать. Они за пределами контроля команды, могут возникать внутри компании, или из внешних источников (например гос.регуляции). Обновления факторов среды компании также могут быть выходом многих проектных процессов.
Управленческие планы по каждой области знаний. Планирование - это ключевой шаг в работе с областями знаний содержания, расписания, бюджета, качества, ресурсов, коммуникаций, рисков, закупок, и стейкхолдеров (то есть всех кроме интеграции). Создание плана управления по каждой из этих областей знаний, плюс планов для изменений, конфигурации и требований, это ключевая ответственность РМ. Это все части плана управления проектом. Это жизненно важные инструменты, которые дают участникам команды чувство ответственности за их действия, работу, и участие. При разработке этих планов РМ проактивно думает не только о том, как проект будет планироваться, но и о том как он будет исполняться, контролироваться и мониториться, и закрываться. Эти планы дают направление для РМ и команды. А поскольку в них заранее вопросы по большинству проблем и интересов, которые могут возникнуть, они позволяют РМ и команде проводить больше времени за исполнением прямой работы, нежели за исправлением проблем. Если вопрос не утверждает обратного, имеем ввиду, что РМ создал план управления по каждой области знаний.
План управления проектом. Это черновик проекта, и вход во многие процессы планирования, исполнения, контроля и мониторинга, и закрытия проекта или фазы. Работа сверяется с планом для подтверждения того, что она может быть исполнена. Поскольку план это черновик проекта, он поддерживается в течение всего проекта, с внесением нужных изменений. Так что, план управления проектом это выход большинства процессов исполнения и контроля и мониторинга, а также некоторых процессов планирования.
Базовые значения. Помогают РМ контролировать проект. Базовые значения есть у областей знаний содержания, расписания, и бюджета, что в комбинации дает базу для измерения перфоманса проекта. Изменения базовых значений необходимо подтверждать через интегрированный контроль изменений.
Данные по исполнению работ, информация и отчеты. Термины "данные по исполнению работ", "информация по исполнению работ",  "отчеты по исполнению работ" - это разные стадии одних и тех же данных. Данные рождаются как результат измерений во время исполнения, анализируются на соответствие план проекта во время контроля и мониторинга, и становятся информацией, которая может быть организована в отчеты, рассылаемые различным стейкхолдерам для принятия решений.
Экспертные оценки. Это часто используемый инструмент в проектном менеджменте, относятся к знанию и опыту кого-то, кто уже делал похожие вещи. Они используются по всему проекту, в каждом процессе, включая интеграцию. Экспертные оценки особенно важны при планировании.
Обновления плана управления проектом, и иной проектной документации. Обновления плана управления проектом то частые выходы процессов планирования, исполнения, контроля и мониторинга. Обновляться могут любые компоненты плана. Проектная документация обновляется для отражения корректировок, действий, и изменений. При планировании, обновления включают итерации плана, и знания полученные в ходе планирования. Во время исполнения, и контроля и мониторинга, проектная документация дополняется данными по перфомансу работ и собранной информации. Эти обновления обеспечивают то, что у всех единое понимание текущего состояния проекта. Проектная документация, включая матрицу трассировки требований, реестр стейкхолдеров, список активностей, чек-листы по качеству, реестр рисков, ресурсные календари, и реестр проблем, обновляются в течение всего проекта.
Запросы на изменения. Они включают рекомендованные корректировочные и превентивные действия, и исправления дефектов. Это выходы некоторых процессов планирования, большинства процессов исполнения, и всех процессов контроля и мониторинга кроме Проведения интегрированного контроля изменений. Запросы на изменения это вход в Проведение интегрированного контроля изменений, где они и рассматриваются. Одобренные запросы на изменение это входы в Ведение и управление проектной работой, и в Контроль закупок, где они и имплементируются. В Контроле качества, одобренные изменения проверяются, чтобы быть уверенными, что они дают верный результат.

воскресенье, 1 сентября 2019 г.

Упражнение: вопросы по профессиональной и социальной ответственности Progect manager'а

1. РМ вероятно назначат на проект, работать на котором будут исключительно глобальные виртуальные команды. А у него опыт - только с обычными. Что ему следует сделать, обсуждая это назначение со спонсором?
  • А. Поскольку РМ управлял успешно многими проектами и командами, неважно, что новый проект пройдет виртуально. Так что спонсору можно сказать, релевантная экспертиза есть
  • В. РМ следует избегать любых разговоров касательно типов команд, чтобы спонсор не понял, что опыта в данной области не хватает
  • С. РМ следует обозначить спонсору об отсутствии у себя опыта работы с глобальными виртуальными командами, и пояснить, что по остальным параметрам он все равно хорошо подходит проекту
  • D. РМ должен обозначить спонсору об отсутствии у себя опыта работы с глобальными виртуальными командами, и сказать что по этой причине он не может принять проект
Ответ С. В проекте скорее всего будет много вопросов, по которым РМ не имеет опыта. Неэтично вводить спонсора в заблуждение, открыто либо косвенно. С другой стороны, у РМ может быть такой набор навыков, что его отсутствие опыта с такими командами будет мелочью. РМ должен убедиться, что спонсор в курсе его скиллов, и пробелов в квалификации, чтобы иметь возможность принять лучшее решение.

2. РМ собрал данные, чтобы провести вычисление освоенных объемов своего проекта. По итогам он доложил руководству, что проект в бюджете и расписании. А после этого, он видит, что цифры, использованные в расчетах, были не верны, они собраны со старой копии проекта. Что ему нужно сделать сейчас?
  • А. Нужно сказать своему руководителю, чтобы он был готов к изменениям отчетности будущих периодов, т.к. все начинает становиться непонятным
  • В. Нужно вернуться к менеджменту, доложить им об ошибке, почему она возникла, и предоставить корректные данные
  • С. Нужно просто корректно посчитать данные для следующего отчета, проигнорировав то, что этот ошибочен
  • D. РМ должен сказать руководителю, что он получил неверные данные от команды, и это привело к его некорректному отчету
Ответ В. Хотя что-то может быть и непонятным, мы явно не в новом проекте, раз сделали отчет на базе старых данных. Не будет этичным ни замалчивать ошибку, ни кого-то в ней винить. Нужно признать ответственность за нее.

пятница, 30 августа 2019 г.

Примеры ситуаций по этике управления проектом

1. Менеджмент говорит вам, что вы получите часть вознаграждения поставщика, если закончите проект раньше положенного. При финализации главной поставки, команда говорит вам, что продукт будет соответствовать всем требованиям контракта, но вот всех потребностей клиента не закроет. Если эта поставка задержится - то ранее срока вы проект не сдадите. Что вам надо сделать?
Ответ - нужно ситуацию проанализировать с клиентом, и проверить, что именно прописано в контракте.

2. Вас попросили сделать копию статьи из журнала, и включить ее во внутренний тренинг по новому программному продукту, который вы разрабатываете в ходе своего проекта. Вы видите на статье знак копирайта. Что вам следует сделать?
Ответ - нужно спросить разрешения того, кому копирайт принадлежит.

3. Ваша компания соревнуется в тендере на большой проект на государство Х. Вам сказали, что его министру нужно дать немало денег, чтобы вообще в участники попасть. Что вам лучше всего сделать?
Ответ - платить нельзя, это взятка. Если на экзамене есть вариант ответа из серии "посоветоваться с юридическим департаментом до предприятия действий" - то лучше выбрать его, до непосредственно отказа.

4. Вы даете оценку затрат проекта спонсору. Он ей не рад, поскольку думал, что оценка будет ниже. И просит вас снизить оценку на 15%. Что вам следует сделать?
Ответ - искать варианты, типа сжатия расписания, либо сокращения содержания.

5. Проверяя драфт ежемесячного обновления проектов, опубликованного на проектный офис, вы видите, как другой РМ показывает статус проекта излишне оптимистично. Вы знаете, что он не честен поскольку отчитался, что одна из поставок по вашему проекту сделана две недели как, но на самом деле не сделана. Что вы должны сделать?
Ответ - нужно сказать об этом самому РМ (а можно и его руководителю), о расхождении, и четко отрапортовать по своему проекту.

6. Вы видите, что три поставщика торгуются за работу по вашему проекту. Вы ранее работали с одним из них, с поставщиком Х, и знаете, что он отрабатывает отлично. РМ компании Х звонит вам, для уточнения RFP, которое вы отправили на прошлой неделе, так, чтобы лучше соответствовать вашим потребностям. Что вам нужно сделать?
Ответ - либо всем поставщикам дать ответ на такой запрос, либо не давать его никому включая компанию Х.

7. Как описано в ситуации 5, РМ показывает статус своего проекта излишне оптимистично. Вы его уведомили, но он своего обновления не изменил. Что сделать?
Ответ - рапортовать о нечестности как боссу этого РМ, так и своему.

8. Вы со своим другом из колледжа регулярно посещаете спортивные соревнования вместе. Ваша компания наняла фирму, в которой ваш друг работает, на подряд по вашему проекту. Ваш друг прямо по этой задаче не работает, и вообще с проектом не связан. Тут, он звонит вам, и говорит что у него пара билетов на футбол! Сходим? Что вы должны сделать?
Ответ - скорее всего сказать нет, поскольку это может быть конфликтом интересов. Лучше на всякий спросить своего менеджера и спонсора.

9. Вас попросили сделать презентацию о статусе проекта старшему менеджменту компании, и внешнему покупателю. За день до собрания, вы понимаете, что задержка поставки критичных материалов вызовет сдвиг критического пути на два месяца. А времени на проработку плана, чтобы вернуть проект в расписание, до презентации у вас нет. Вы знаете, что с задержкой можно поработать, и не пугать покупателя, да и саму презентацию переделывать не хотите. Что вы должны сделать?
Ответ - презентовать текущий статус проекта, не пряча задержку. Невозможно закопать плохие новости в попытке спрятать конфликт. Нужно показать в презентации все как есть.

10. Вы успешно провели команду проекта через 4 из 5 фаз проекта. Тестирование прошло особенно хорошо, с точки зрения эксперта предметно области, и критический риск обойден. На квартальном ревью старшего менеджмента, отмечено, что проект идет хорошо, и поздравляют вас. Что вы должны сделать?
Ответ - вы должны отдать должное эксперту предметной области, который помог тестированию пройти гладко.

Категории профессиональной и социальной ответственности

Принятие решений и действий
  1. Принимать решения на основе интересов компании и команды, в сравнении со своими интересами
  2. Брать только те задачи, которые вы действительно способны исполнить
  3. Если вам дали проект, за пределами ваших способностей и экспертизы, нужно убедиться, что спонсор знает об этих пробелах
  4. Использовать инструменты, техники, и процессы для эффективного планирования проекта, чтобы верно использовать ресурсы компании (люди, материалы, оборудование, деньги и т.д.)
  5. Делать то, о чем сказали - включая исполнение проекта вовремя
  6. Признавать свои ошибки
  7. Уважать конфиденциальную информацию, и частную информацию проекта - включая копирайт
  8. Придерживаться законов
  9. Если вы в курсе неэтичных решений других, об этом нужно докладывать менеджменту
  10. Рапортовать о нарушении этического кодекса PMI, если вы такое застали

Правильное обращение с людьми и ресурсами
  1. Поддерживать отношения всеобщей кооперации
  2. Поддерживать распределенные команды, способствовать тому, чтобы идеи по лучшим практикам делились между участниками команды в целях проекта
  3. Уважать культурные различия
  4. Не сплетничать ни о чем, что может угрожать репутации других
  5. Участвовать только в честных переговорах
  6. Избегать овертаймов, как средства решения проблем, поскольку у людей должен быть work-life balance
  7. Уважать остальных
  8. Всегда прямо разбираться с конфликтами
  9. Не использовать свою власть и влияние в личных целях

Объективность - четность и принятие беспристрастных решений
  1. Действовать беспристрастно (нет фаворитам, родственникам, взяткам и предрассудкам), и периодически проверять свои действия на этот предмет
  2. Постоянно стремиться замечать конфликты интересов, и закрывать их
  3. Не дискриминировать никого
  4. Понимать свои обязанности перед компаниями и проектами, с которыми вы аффилированы
  5. Не использовать свою позицию для персонального выигрыша

Честность - понимание правды и принятие решений на основе правды
  1. Всегда пытаться искать истину
  2. Быть честным в коммуникациях
  3. Работать над созданием среды, в которой другие будут говорить правду
  4. Никого не обманывать